Assistant-e administratif-tive et comptable des centres socioculturels

Contexte

Avec près de 40 000 habitants, Villenave d’Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d’habitants.
Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d’une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l’aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.
Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l’avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 15, 39, Lignes, 85, 87, 90, 89,), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.

Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d’un, mais de plusieurs « centres villes ».

La Ville est dotée d’infrastructures efficaces mais aussi de nombreux équipements publics récents et de logements neufs abordables. Elle déploie également un fort dynamisme économique grâce à des zones d’activités bien intégrées au tissu urbain et fort recherchées par les nouvelles entreprises. À cela s’ajoutent de nombreux projets créateurs d’activité et d’emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.

Mission

Au sein des centres socioculturels villenavais, en lien direct avec le responsable des Moyens Généraux de l'EPA Centres Socioculturels Villenavais, vous assistez celui-ci sur certaines missions spécifiques :

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’EPA
• Assurer le suivi des dossiers administratifs
• Participer à l’exécution budgétaire
• Assister le-la responsable des Moyens
• Participer à certains travaux administratifs de l’élaboration du Projet Social et de son évaluation

Activités

• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire
• Accueil physique et téléphonique en appui avec les agents d’accueil des centres
• Gérer un système de mesure de la fréquentation, réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de forme et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Rechercher les informations, notamment règlementaires et vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs
• Enregistrer ou saisir des données informatiques

• Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux de réunion

Gestion de l’information, classement et archivages de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter les informations
• Préparer les dossiers pour les instances

Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire

• Réceptionner, contrôler, saisir et scanner les pièces comptables reçues
• Assurer le suivi de la comptabilité d’engagement : réceptionner, contrôler les pièces nécessaires à l'élaboration des bons de commande, saisir, éditer et mettre à la signature les bons de commande, suivi des engagements non soldés.
• Suivre l'exécution des différentes émissions (mandats et titres)
• Saisir les inscriptions budgétaires dans le logiciel comptable
• Gérer les fichiers de tiers sur une base de données
• Contrôler le compte de gestion

• Procéder à l’émission des virements de crédits

Profil attendu

Compétences techniques et professionnelles / savoir faire

• maîtrise de l'outil informatique et du logiciel adhérents i-Noé, ainsi que des applications spécifiques liées au poste de travail
• capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
• maîtrise des techniques d'accueil et les règles de communication
• connaissance des techniques de secrétariat et de gestion de planning
• connaissance du fonctionnement du standard téléphonique et d'internet

Qualités relationnelles/ savoir être

•  capacité à travailler en autonomie
•  capacité d'adaptation et de réactivité
•  capacité à travailler en équipe et en transversalité
•  sens de l'organisation
•  sens du service public

Formation et /ou diplômes requis/ habilitations ( ou permis etc...)

•  Notion en Gestion administrative et comptable
•  Formation en gestion d'outils de communication

Moyens nécessaires/ Outils de travail

•  Photocopieur/imprimante, matériel de bureautique, accès Internet, téléphone

Conditions de travail : déplacements, astreintes, permanences, travail seul ou en équipe, horaires...

• l'agent sera appelé à travailler plusieurs structures villenavaises
• Heures supplémentaires possible soirs/week-ends
• Possibilité d'astreintes de nuit (uniquement lors d'accompagnement de familles ou de jeunes en séjour)
• Renfort ponctuel et ou remplacement des agents d’accueils sur les différentes structures de l’EPA.
• l'agent sera appelé à travailler plusieurs structures villenavaises
• Heures supplémentaires possible soirs/week-ends