Flash info

Les associations, partenaires du quotidien

Pratiquer une activité sportive ou de loisirs est essentielle à l'équilibre et l'épanouissement. C'est en tout cas ce dont la Ville est convaincue et la raison pour laquelle elle s’implique activement aux côtés de ses associations. 

Pour les accompagner et les soutenir dans leur travail, la Ville leur octroie chaque année, plus d’un million de subventions directes. Elle leur apporte également son soutien logistique et de nombreux autres services pour leur permettre de poursuivre leurs ambitions, animer la vie de la cité et contribuer à l'atteinte de leurs objectifs.

Avec près de 200 associations actives, la commune foisonne d’activités culturelles, sportives, citoyennes, ou de loisirs, qui peuvent faire de notre libre temps libre, des temps de partage, de détente, d’apprentissage et d'entraînement.

Services aux associations

Il y a près de 300 associations actives sur le territoire, illustrant le rôle fondamental joué par les responsables et bénévoles qui œuvrent au quotidien pour contribuer à l’épanouissement des habitants, à l’éducation des plus jeunes et à l’animation de notre commune. 

Ce dynamisme et cette implication sont essentiels à l'action municipale

C’est pourquoi la Ville s’engage activement aux côtés des associations, par la mise à disposition d’équipements et le soutien en moyens humains, matériels et financiers. 

Des services référents

Un service référent est attribué à chaque nouvelle association, en fonction de son activité.
Les services référents sont là pour guider dans les démarches, en fonction du domaine d’activité. Ils sont aussi les premiers interlocuteurs des responsables associatifs pour évoquer les projets de manifestations de l'association.
En outre, c'est lui qui instruit les demandes de subventions. 

Un guide des démarches associatives

Pour accompagner les associations dans toutes leurs démarches, la Ville a édité un guide des démarches associatives, disponible dans tous les points d’accueil de la mairie.
La Ville vous guide également sur cette page, rubrique "principales démarches associatives".

Un portail des associations

Accessible en ligne, le portail des associations permet de mettre à jour toutes les informations qui concernent votre association. Cette mise à jour est importante pour s'assurer que les informations détenues et diffusées par la Ville sont exactes.
Via le portail, vous pouvez aussi remplir en ligne le dossier de demande de subvention. 

Communiquer autour de vos événements 

Si votre association organise un événement ouvert au public, la Municipalité vous propose plusieurs canaux de communication pour le faire connaître. Ils seront mobilisés en fonction de l'envergure de l'événement. Si vous souhaitez que votre événement figure sur les supports de communication municipaux, vous devez en informer votre service référent qui validera ou non l’opportunité de la publication et transmettra les informations au service communication.  

Les panneaux électroniques 

Il y a 6 panneaux électroniques d'information sur le territoire villenavais.
La Ville peut diffuser de l'information au sujet de vos événements, dès lors qu'ils sont ouverts à tous (et non seulement vos adhérents).

  • Hôtel de Ville
  • Quartier du Bourg, à proximité de l'église
  • Quartier de Chambéry, à l'angle de la route de Léognan et de l'avenue Thiers
  • Route de Léognan, à hauteur du gymnase
  • Quartier du Pont de la Maye, à hauteur de la place Aristide-Briand
  • Avenue Mirieu-de-Labarre 
Les panneaux d'affichage libre

La Ville dispose de panneaux d'affichage libre répartis à différents endroits de la commune, que les associations peuvent utiliser pour promouvoir leurs évènements.

Vademecum des principales démarches associatives

Créer /modifier son association 

Une association loi 1901 doit être créée en Préfecture. 
Toutes les informations relatives à la création d’associations se trouvent sur les sites officiels : associations.gouv.fr et service-public.fr

Lorsque la création de votre association est effective, vous devez en informer la Ville par courrier ou courriel en y joignant les informations suivantes :

  • Statuts de l’association datés et signés de deux personnes chargées de l’administration de l’association 
  • Copie de la publication au journal officiel 
  • Déclaration en Préfecture 
  • Liste des membres du bureau ainsi que leurs coordonnées 
  • Numéro SIRET 
  • Procès-verbal de l’assemblée constitutive ou son extrait daté et signé

Pour modifier toute information relative à votre association, la démarche doit également être effectuée auprès de la Préfecture. 

Vous devez ensuite informer votre service référent : 

Dans les deux cas, il faudra joindre les pièces justificatives actant les modifications (procès verbaux, nouveaux statuts, publication au Journal officiel). 

Faire une demande de subvention 

Toute association domiciliée à Villenave d’Ornon depuis au moins 3 ans, présentant un projet d’intérêt général et accessible aux Villenavais peut faire une demande de subvention (de fonctionnement et ou exceptionnelle pour des projets spécifiques). 

Vous pouvez faire cette demande auprès de votre service référent avant le 15 novembre pour l’année suivante.

Si votre association dépend du CCAS, le dossier est à renvoyer pour le 31 décembre au plus tard pour une délibération en conseil d’administration fin avril.

Dans les 2 cas il faut faire la demande : 

  • de façon dématérialisée avec le portail associatif 
  • ou par écrit (courrier ou courriel) adressé à votre service référent, en remplissant le dossier que vous pouvez récupérer auprès de ce dernier. Vous pouvez également le télécharger parmi les documents attachés à cette page.

Les dossiers complets sont étudiés en séance du Conseil municipal du mois de mars. 
Pour les associations recevant plus de 1500 € de subvention (directe ou indirecte, incluant la valorisation), un premier versement est voté au Conseil municipal du mois de janvier.
Le montant des subventions est notifié aux associations par courrier.
L’association est également informée en cas de refus. 

Une subvention n’est pas un droit acquis : toute association doit avoir une gestion équilibrée et pour principe, l’autonomie financière. 
Toutes les associations recevant une ou plusieurs subventions d’un seul ou plusieurs partenaires dont le montant annuel dépasse 23 000 € (d'aides directes ou indirectes, incluant la valorisation) sont appelées à signer avec la Ville une convention d’objectifs. 

Réserver un minibus

La Ville dispose de plusieurs minibus qu’elle met à votre disposition pour des déplacements dans le cadre de vos activités.
Une participation financière est demandée pour chaque déplacement, en fonction du kilométrage. 
Le formulaire de demande de prêt de véhicule doit être rempli et remis au service référent au moins un mois avant la date de mise à disposition souhaitée. 
La convention annuelle de mise à disposition sera signée avec la Ville.

Réserver une salle pour une réunion  

Plusieurs salles peuvent être mises à votre disposition à titre gracieux pour vos réunions.

  • Le service vérifie les disponibilité et vous attribue la salle correspondant à vos besoins.
  • La réservation doit être effectuée au moins 10 jours avant la date souhaitée, par courrier ou par mail, directement auprès du service vie associative-gestion des salles, en remettant le formulaire de réservation attaché à cette page, dûment rempli.
  • Le service vous confirme la réservation en signant avec vous une convention de mise à disposition.

Réserver une salle pour ses activités 

La Ville peut mettre à disposition, tout au long de l’année, des salles adaptées à la pratique de vos activités, dans la limite de ses disponibilités. 

Les demandes doivent être renvoyées avant le 1er mai : 

Une convention de mise à disposition de locaux sera signée pour l’année avec la Ville. 

Organiser une manifestation 

La Ville vous soutient dans l’organisation de vos manifestations.
Préalablement, toute manifestation doit être validée par votre service référent.
Vous devrez lui préciser la nature de la manifestation, les dates (et répétitions si besoin), lieu et heure souhaitées, nombre de personnes attendues, besoins éventuels en matériel.
Pour permettre à la Ville une meilleure planification des évènements, nous vous demandons d’envoyer à votre service référent vos projets et demandes de manifestations avant le 15 mars, pour la période de septembre à juillet de l’année suivante. 

Réserver le lieu 

Les salles de spectacles (Le Cube, le théâtre Georges-Méliès, le Carrelet, l’auditorium de la Maison des arts vivants et l’espace d’Ornon) sont payantes, selon un tarif voté en Conseil municipal. 

Toute association pourra bénéficier de la gratuité d’une de ces salles une fois par an aux conditions suivantes :  

  • La manifestation doit avoir un intérêt public et local, 
  • L’association doit avoir au moins 3 ans d’existence sur le territoire et y mener ses activités tout au long de l’année, participant ainsi à l’animation de la commune. 

La mise à disposition des techniciens son et lumière est gratuite le soir du spectacle.
Les soirs de répétitions sont payants à partir de 17h en semaine et les week-ends. 
La présence des agents de sécurité SSIAP est également facturée.
Selon la thématique de votre manifestation (vente aux déballages, bourses, salon…) pour laquelle les visiteurs ou les prestataires payent un droit, la salle vous sera facturée selon le barème voté en Conseil Municipal.
Vous vous engagerez à respecter le règlement intérieur des salles et à signer avec la Ville une convention de mise à disposition de locaux.

Réserver du matériel 

Dans la limite des stocks disponibles et en faisant valoir un principe d’équité, la Ville peut vous prêter du matériel pour l’organisation d’une manifestation (tables, chaises, bancs, barrières).
Un formulaire de réservation de réservation de matériel (attaché à cette page) doit être renvoyé au moins un mois avant la date de la manifestation.

Pour les demandes concernant la période de avril à mi-juillet, habituellement chargée, vous devrez renvoyer ce document avant le 15 mars de l’année en cours. 

Une convention de prêt de matériel sera signée avec la Ville, qui précisera les modalités de mise à disposition. Un état des lieux du matériel est établi au moment du dépôt et de la reprise.
Toute annulation dans un délai inférieur à 5 jours sera facturée, selon les modalités prévues dans la convention.

La communication

Selon l’ampleur de la manifestation et l'espace disponible, la Ville peut vous proposer de relayer votre information sur ses outils de communication (panneaux électroniques, réseau d’affichage urbain, site internet, agenda du VO Mag). 
La Ville peut également prendre en charge l’impression de certains documents (affiches, tracts) à condition qu’ils s’inscrivent dans le cadre d’événements ponctuels d’envergure ayant un intérêt public et local. Sont exclus les documents internes à l’association. 
Le dossier est à instruire par votre service référent au moins deux mois avant la date de livraison des supports. 
Envoyez la maquette au service référent et précisez l’échéance de livraison souhaitée, les quantités et les formats, qui seront validés en fonction de la manifestation. 
Il est interdit de vendre tout document édité par l’imprimerie municipale sous peine de sanctions légales et de non reconduction de cette prestation. 
Tout document imprimé doit porter la mention « réalisé avec l’aide de la Ville » et voir figurer le logo de celle-ci. 

Le logo de la Ville est soumis à une charte graphique que l’association doit respecter lors de toute utilisation. De la même façon, le service communication doit être informé de toute utilisation du logo de la Ville sur les supports de communication de l’association. 

Le kit communication 

Pour tout événement organisé avec son soutien, la Ville met à votre disposition un kit composé d’un support sur pied (pour les manifestations en intérieur) et deux oriflammes. Pour les manifestations de grande envergure, une banderole à l’effigie de la Ville peut vous être prêtée. Ces éléments sont à récupérer trois jours avant votre manifestation.
Plus d’infos auprès du service vie associative-gestion des salles.

Affichage et publicité 

La Ville dispose de panneaux d’affichage libre répartis à différents endroits de la commune, que les associations peuvent utiliser pour promouvoir leurs évènements. 

La Ville tolère la mise en place de panneaux ou banderoles sur le domaine public, à condition que leur implantation n’affecte ni le mobilier urbain ni la signalisation routière.
Toutefois l’affichage ne doit pas excéder 10 jours avant la manifestation et 3 jours après celle-ci.

Vos questions

Vous pouvez bénéficier de 2 autorisations annuelles d’occupation du domaine public ou de locaux pour l’organisation de ventes au déballage.
Vous devez remplir une déclaration préalable au moins 4 mois avant la date prévue de la vente et être accompagnée d’une demande d’autorisation d’occuper le domaine public si la vente a lieu sur le domaine public. 
Des lieux spécifiques pour l’organisation d’un vide-greniers sont définis par la Ville qui vous proposera une convention spécifique. 
Arrêté municipal portant règlement d’occupation du domaine public. 
Les demandes de bennes et d’armoires électriques doivent être faites auprès : du service manifestations de la mairie 
 

Pour organiser une buvette avec vente de boissons alcoolisées sur le lieu d’une manifestation, une demande d’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire doit être adressée au service référent dès que la date est connue ou au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation. 
Le maire ne peut autoriser l’ouverture de ce type d’établissement que 5 fois par an pour un même demandeur. 
Le déclarant engage sa responsabilité et se doit d’être présent le jour de la manifestation. 
Il sera contacté quelques jours avant celle-ci par la Ville pour se voir notifier et pour retirer l’arrêté d’autorisation temporaire de débit de boissons 3è catégorie à l’hôtel de Ville. 
Pour les demandes de catégorie 1 (sans alcool), il n’y a pas besoin de faire de demande d’autorisation. 
 

Concernant les manifestations nécessitant l’implantation d’armoires électriques, il est demandé de faire une demande 6 mois à l’avance auprès du service référent (en raison notamment des contraintes de délais d’installation et de faisabilité sur les sites). 
Toute demande devra préciser : 

  • Le détail des branchements afin d’identifier la puissance électrique (réfrigérateur, friteuse…) 
  • Le plan d’installation sur le site. 

Organisé chaque année début septembre, il permet de donner une visibilité à votre association et de promouvoir vos activités auprès des Villenavais.  
+ d'infos auprès du service vie associative - gestion des salles

La Ville souhaite développer des événements partagés avec les associations locales, et propose de mixer les compétences et promouvoir les acteurs locaux autour de grands événements populaires et festifs.  Des appels à projets sont ainsi régulièrement lancés pour permettre aux associations de se positionner et d’intervenir sur certaines manifestations.