Guide des démarches associatives

Créer /modifier son association

Une association loi 1901 doit être créée en Préfecture.
Toutes les informations relatives à la création d’associations se trouvent sur les sites officiels
www.associations.gouv.fr et www.service-public.fr
Lorsque la création de votre association est effective, vous devez en informer la Ville par courrier ou courriel en y joignant les informations suivantes :
• Statuts de l’association datés et signés de deux personnes chargées de l’administration de l’association
• Copie de la publication au journal officiel
• Déclaration en Préfecture
• Liste des membres du bureau ainsi que leurs coordonnées
• Numéro SIRET
• Procès-verbal de l’assemblée constitutive ou son extrait daté et signé

Mairie de Villenave d’Ornon – Service vie associative-gestion des salles
12 rue du professeur Calmette, 33140 Villenave d’Ornon
service.asso-salles@mairie-villenavedornon.fr

Pour modifier toute information relative à votre association, la démarche doit également être effectuée auprès de la Préfecture.
Vous devez ensuite informer votre service référent :
• soit directement sur le portail associatif
• soit par courrier ou courriel
Dans les deux cas, il faudra joindre les pièces justificatives actant les modifications (procès verbaux, nouveaux statuts, publication au Journal officiel).

Faire une demande de subvention

Toute association domiciliée à Villenave d’Ornon depuis au moins 3 ans et présentant un projet d’intérêt général et accessible aux villenavais peut faire une demande de subvention (de fonctionnement et ou exceptionnelle pour des projets spécifiques).
Vous pouvez faire cette demande auprès de votre service référent avant le 15 novembre pour l’année suivante (si votre association dépend du CCAS, le dossier est à renvoyer pour le 31 janvier au plus tard pour une délibération fin avril) :
• de façon dématérialisée avec le portail associatif
• ou par écrit (courrier ou courriel) adressé à votre service référent, en remplissant le dossier que vous pouvez récupérer auprès de ce dernier.

Les dossiers complets sont étudiés en séance du conseil municipal du mois de mars.
Pour les associations recevant plus de 1500 € de subvention, un premier versement est voté au conseil municipal du mois de janvier. Le montant des subventions est notifié aux associations par courrier. L’association est également informée en cas de refus.

NB : une subvention n’est pas un droit acquis : toute association doit avoir une gestion équilibrée et a pour principe l’autonomie financière. Toutes les associations recevant une ou plusieurs subventions d’un seul ou plusieurs partenaires dont le montant annuel dépasse 23 000 € sont appelées à signer avec la Ville une convention d’objectifs.

Réserver un minibus

La Ville dispose de plusieurs minibus qu’elle met à votre disposition pour des déplacements dans le cadre de vos activités. Une participation financière est demandée pour chaque déplacement. Le formulaire de demande de prêt de véhicule doit être rempli et remis au service référent au moins un mois avant la date de mise à disposition souhaitée. Une convention annuelle de mise à disposition sera signée avec la Ville.

Réserver une salle pour une réunion

Plusieurs salles peuvent être mises à votre disposition pour vos réunions à titre gracieux :
• Salles de réunion Maison des Solidarités Jacques-Brel (3 salles de réunion)
• Salle Daguin
• Salle de réunion à l’étage de la Maison des arts vivants (2 salles de réunion)
• Salle de réunion Foyer La Forêt
Les réservations se font :
• soit en ligne par le biais du portail associatif (où vous avez la visibilité sur les disponibilités des salles).
• soit par courrier ou par mail directement auprès du service vie associative-gestion des salles : formulaire de réservation
Le service vous confirme la réservation en signant avec vous une convention de mise à disposition.

Mairie de Villenave d’Ornon • Service vie associative – gestion des salles
12 rue du professeur Calmette, 33140 Villenave d’Ornon
service.asso-salles@mairie-villenavedornon.fr

Réserver des créneaux pour ses activités

La Ville peut mettre à disposition tout au long de l’année des salles pour la pratique de vos activités, dans la limite de ses disponibilités.
Les demandes doivent être renvoyées avant le 1er mai :
• soit au service des sports pour les salles sportives (gymnases, terrains de plein air, piscine, salles spécialisées type dojo)
service.sports@mairie-villenavedornon.fr
• soit au service vie associative- gestion des salles pour les salles d’activités polyvalentes (Maison des arts vivants, domaine Saint-Georges, Maison des solidarités Jacques-Brel, Maison pour tous…)
service.asso-salles@mairie-villenavedornon.fr
Une convention de mise à disposition de locaux sera signée pour l’année avec la Ville.

Organiser une manifestation

La Ville vous soutient dans l’organisation de vos manifestations.
Préalablement, toute manifestation doit être validée par votre service référent.
Vous devrez lui préciser la nature de la manifestation, les dates (et répétitions si besoin), lieu et heure souhaitée, nombre de personnes attendues, besoins éventuels en matériel).
Pour permettre à la Ville une meilleure planification des évènements, nous vous demandons d’envoyer à votre service référent vos demandes de manifestations avant le 1er avril pour la période de septembre à juin de l’année suivante.

Réserver le lieu

Les salles de spectacles (Le Cube, Théâtre Georges-Méliès, le Carrelet, l’auditorium de la Maison des arts vivants et l’Espace d’Ornon) sont payantes selon un tarif voté en conseil municipal.
Toute association pourra avoir la gratuité d’une de ces salles une fois par an aux conditions suivantes : la manifestation doit avoir un intérêt public et local, l’association doit avoir au moins 3 ans d’existence sur le territoire et avoir une activité tout au long de l’année sur le territoire , participant ainsi à l’animation de la commune.
La mise à disposition des techniciens son et lumière est gratuite le soir du spectacle.
Les soirs de répétitions sont payants à partir de 17 h en semaine et les week-ends. La présence des agents de sécurité SSIAP est également facturée.
Vous vous engagerez à respecter le règlement intérieur des salles et à signer avec la Ville une convention de mise à disposition de locaux.

Réserver du matériel

Dans la limite des stocks disponibles et en faisant valoir un principe d’équité, la Ville peut vous prêter du matériel pour l’organisation d’une manifestation (tables, chaises, bancs, barrières). Ce formulaire de réservation doit être renvoyé au moins un mois avant la date de la manifestation.
Pour les demandes concernant la période d’avril à juin, habituellement chargée, vous devrez renvoyer ce document avant le 15 mars de l’année en cours.
Une convention de prêt de matériel sera signée avec la Ville, qui précisera les modalités de mise à disposition. Un état des lieux du matériel est établi au moment du dépôt et de la reprise du matériel.

Recevoir de l’aide en communication et imprimerie

Selon l’ampleur de la manifestation et la place disponible, la Ville peut vous proposer de l’espace sur ses outils de communication.
La Ville peut également prendre en charge l’impression de certains documents (affiches, tracts) à condition qu’ils s’inscrivent dans le cadre d’événements ponctuels d’envergure ayant un intérêt public et local. Sont exclus les documents internes à l’association.
Le dossier est à instruire par votre service référent au moins deux mois avant la date de livraison des supports.
Envoyez la maquette au service référent et précisez l’échéance de livraison souhaitée, les quantités et les formats, qui seront validés en fonction de la manifestation.
Il est interdit de vendre tout document édité par l’imprimerie municipale sous peine de sanctions légales et de non reconduction de cette prestation.
Tout document imprimé doit porter la mention « réalisé avec l’aide de la Ville » et voir figurer le logo de celle-ci.

Le kit communication

Pour tout événement organisé avec son soutien, la Ville met à votre disposition un kit composé d’un support sur pied (pour les manifestations en intérieur) et deux oriflammes. Pour les manifestations de grande envergure, une banderole à l’effigie de la Ville peut vous être prêtée.
Ces éléments sont à récupérer trois jours avant votre manifestation.
Plus d’infos auprès du service vie associative-gestion des salles.

Affichage et publicité

La Ville tolère la mise en place de panneaux ou banderoles sur le domaine public, à condition que leur implantation n’affecte ni le mobilier urbain ni la signalisation routière. Toutefois l’affichage ne doit pas excéder 10 jours avant la manifestation et 3 jours après celle-ci.
Une demande d’autorisation d’affichage temporaire, en précisant le lieu et la période d’affichage doit être adressée au maire via service.police-municipale@mairie-villenavedornon.fr

Ventes au déballage et vide-greniers

Vous pouvez bénéficier de 2 autorisations annuelles d’occupation du domaine public ou de locaux pour l’organisation de ventes au déballage.
Vous devez remplir une déclaration préalable sur le modèle CERFA en vigueur au moins 4 mois avant la date prévue de la vente et être accompagnée d’une demande d’autorisation d’occuper le domaine public si la vente a lieu sur le domaine public.
Des lieux spécifiques pour l’organisation d’un vide-greniers sont définis par la Ville qui vous proposera une convention spécifique.
Les demandes de bennes et d’armoires électriques doivent être faites auprès du service manifestations : service.manifestations@mairie-villenavedornon.fr

Buvettes et débits de boisson

Pour organiser une buvette avec vente de boissons alcoolisées sur le lieu d’une manifestation, une demande d’autorisation d’ouverture d’un débit de boissons temporaire doit être adressée au service référent dès que la date est connue ou au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation.
Le maire ne peut autoriser l’ouverture de ce type d’établissement que 5 fois par an pour un même demandeur.
Le déclarant engage sa responsabilité et se doit d’être présent le jour de la manifestation.
Il sera contacté quelques jours avant celle-ci par la Ville pour se voir notifier et pour retirer l’arrêté d’autorisation temporaire de débit de boissons 3e catégorie à l’Hôtel de Ville.
Pour les demandes de catégorie 1 (sans alcool), il n’y a pas besoin de faire de demande d’autorisation.

Besoins électriques

Concernant les manifestations nécessitant l’implantation d’armoires électriques, il est demandé de faire une demande 4 mois à l’avance auprès du service référent (en raison notamment des contraintes de délais d’installation et de faisabilité sur les sites).
Toute demande devra préciser :
• Le détail des branchements afin d’identifier la puissance électrique (réfrigérateur, friteuse…)
• Le plan d’installation sur le site.
Plus d’infos : contactez votre service référent